Video konferans çözümleri sistemi günümüzde görüntülü iletişim teknolojisi, iş seyahatlerinin sayısını azaltmak, konaklama, ulaşım ve genel masraflardan tasarruf da dahil olmak üzere iş süreçlerini optimize etmek için öncelikle etkili bir araç olarak tüm dünyada konumlanmıştır.
Şu anda, video konferans sistemi artık birkaç yıl önce olduğu kadar pahalı bir teknoloji değildir.
Yani muhatapların işitsel kanal üzerinden iletişimine görsel bir sözel olmayan dil (jestler, yüz ifadeleri gibi) eklenirse, konferansa katılan bireyler arasında bilgi algısının etkinliği artar.
Çalışanların ve şirket yönetiminin çalışma süresinin maliyeti, taşınmaya zaman ve emek harcamak, şirketin verimli çalışması ve yönetimi için optimal olmayan bir maliyettir. Video konferans çözümleri de buna yönelik tüm basamakları inceler.
Video iletişimi ve video konferans için yazılım çözümleri için gereken tek şey, kameralı ve mikrofonlu bir kişisel bilgisayar, tablet veya akıllı telefondur. Video konferans programları genellikle ücretsizdir. Video konferans çözümleri bu konudaki tüm profesyonel desteği sağlayacaktır.
Video konferans sistemi hem kullanılabilir hem de birçok kişiden binlerce kişiye kadar katılım sağlanabilen bir platformdur.
Video iletişimi ve video konferans çözümleri, yazılım çözümlerinden çok daha pahalıdır, ancak tüm eksikliklerinden arınmışlardır. Video iletişim donanım çözümleri, profesyonel görüntü kalitesi sağlar, çeşitli harici video kaynaklarının bağlantısını destekler, kararlı çalışmayı sağlar.
Yazılım çözümleri ucuzdur, ancak bilgisayara sıkı sıkıya bağlıdırlar ve başta kalite olmak üzere birçok gösterge açısından daha geri plandadır. Toplantı odaları ve konferans salonlarında kurulumlar için yazılım çözümleri kullanılamaz, video kameranın sese otomatik olarak yönlendirilmesini desteklemez, ek kameraların bağlanmasına ve görüntünün birden fazla ekranda gösterilmesine izin vermez; ayrıca konferans odalarının ses ve kontrol sistemleri ile iyi bir şekilde bütünleşmezler.
Teknik ayrıntılara girmeden modern bir video konferans çözümleri sistemi, aşağıdaki donanım ve yazılımları içerir:
- Kullanıcının sitesinde kurulan ve video konferansı etkinleştiren bir video konferans modülü (bir kameraya veya konferans telefonuna da yerleştirilebilir). Modül, görüntülerin ve sesin kodlanmasından çözülmesinden sorumlu bir kod çözücü içerir ve ayrıca ek işleme video konferans çözümleri ile mümkündür
- Video ve ses bilgisi çıkış araçları (plazma veya sıvı kristal paneller, monitörler, TV’ler, projektörler, ses yükselticileri gibi..)
- Ek ekipman (belge kamerası, interaktif beyaz tahta, görsel-işitsel bilgileri oynatma ve kaydetme araçları, oda ses sistemi, ek aydınlatma ekipmanı, entegre etme araçları, vb.)
- Ekipman için özel yazılım (konferansları planlamak ve düzenlemek, verilerle iş birliği yapmak, metin ve grafik belgeleri vb. için)
- Ek olarak sayılan tüm bu unsurların yanı sıra video konferans için tek bir sistemde birleştirildiği telekomünikasyon ağı (İnternet gibi)
Video konferans çözümleri sistemlerinin temel amacı, bir grup insan ve uzaktaki muhataplar arasında rahat görüntülü iletişim sağlamak ve oluşabilecek donanımsal problemleri çözmektir.
Video konferans çözümleri, çalışma için gereken minimum ses/video ekipmanına bağlanmak üzere tüm teknik işlemleri sağlar ve esas olarak noktadan noktaya bağlantıyı (yani, iki katılımcı veya iki katılımcı grubu arasındaki video iletişimini) destekler. Bir diğer özelliği de daha üretken olmasıdır, video konferans çözümleri sayesinde yüksek hızlı bağlantılar desteklenir ve kamerayı otomatik olarak hoparlöre yöneltebilir.